La loi oblige les entreprises à tenir des registres obligatoires sur leurs salariés. Ces registres sont appelés « registres du personnel » et doivent être tenus par toutes les entreprises qui emploient au moins un salarié. En fonction de la taille de l’entreprise, ces registres peuvent être différents.
Voici une liste non exhaustive des registres obligatoires:
Les avantages des registres obligatoires cse
Les registres obligatoires cse sont des documents comptables qui doivent être mis à la disposition de l’inspection du travail sous forme numérique. Ces registres obligatoires se déclinent en trois catégories : les registres obligatoires pour l’exercice de certaines activités, les registres obligatoires pour les entreprises occupant un personnel d’au moins 50 salariés et les registres du personnel.
Les avantages des registres obligatoires ? Les avantages des registres obligatoires cse sont nombreux. Cela permet notamment aux employeurs de gagner du temps dans le calcul des bulletins de paie, d’assurer une meilleure gestion de son entreprise et d’être plus précis sur certains aspects. En effet, la mise à disposition des documents comptables numériques facilite la compréhension par toutes les parties concernées (employeur, représentants du personnel et inspection du travail) ainsi que leur contrôle.
Il est important également de souligner que ce type de document offre une facilité d’accès aux données stockées grâce au système informatisé utilisé. Ce qui peut vous éviter des pertes ou encore un vol de matériel informatique ou bien encore une attaque malveillante sur votre serveur ou votre réseau interne. Pour finir, il faut savoir que cette démarche offrira un gain non négligeable en termes financiers puisqu’elle vous permettra d’effectuer des économies sur la tenue des livres et sur le temps que vous pouvez consacrer à votre activité principale.
Quels registres obligatoires cse sont obligatoires ?
Plusieurs registres du personnel sont obligatoires.
Ils doivent être tenus à jour, notamment en ce qui concerne les éléments suivants :
- Les déclarations sociales (DUCS) et le bulletin de paie
- Les registres de l’établissement relatifs au temps de travail (registre des entrées et sorties, des horaires individuels, etc. )
- Le registre unique du personnel pour les entreprises qui ont un salarié dans plusieurs établissements
- Les documents relatifs aux congés payés et aux absences pour maladie
- Le livret d’accueil.
Pour l’employeur, ces obligations sont principalement liées à la gestion administrative de ses salariés. En effet, il doit pouvoir justifier que tous les documents nécessaires ont été remis aux salariés.
Il est donc important qu’il tienne à jour ces différents registres du personnel. Dans certains cas, la violation des règles relatives au contrat de travail peut être sanctionnée par une amende ou une condamnation pénale. Qui fait quoi en matière d’obligation? Quels sont les risques encourus si je ne respecte pas mes obligations? Comment m’assurer que je respecte mes obligations? La loi fixe certaines règles en matière d’obligation concernant le secrétariat du comité d’entreprise. Ces règles peuvent varier selon l’effectif de l’entreprise.
Lorsque vous avez embauché un salarié mais que vous n’avez pas tenu à jour le registre unique du personnel, vous risquez une amende ou une condamnation pénale allant jusqu’à 1 500 € (3 000 € en cas de récidive).
Les éléments à considérer dans le processus d’ouverture des registres obligatoires cse
L’ouverture des registres obligatoires est une étape importante. Cependant, il faut savoir que cette démarche nécessite la réalisation de plusieurs procédures. Pour l’employeur, rédiger les documents nécessaires à l’ouverture des registres obligatoires cse revient à respecter certaines obligations en matière d’information et de consultation du comité d’entreprise.
Lorsque le comité d’entreprise a la possibilité de consulter ses propres membres sur les projets importants qui les concernent directement, il convient que ces consultations soient organisées et inscrites dans un registre spécial. Ce registre doit être conservé par l’employeur pendant au moins 5 ans (art. R2315-19 du code du travail). Pour ce faire, le comité peut se faire assister par un expert-comptable ou un commissaire aux comptes mais également par toute personne de son choix pour l’assister (art. R2315-20 code du travail).
Le rôle de l’expert-comptable ou du commissaire aux comptes est alors limitée : s’il assiste le comité auprès desquels il ne représente pas le chef d’entreprise, il ne peut pas participer aux débats ni prendre part au vote (arrêt 15/03/2008).
Comment mettre en place des registres obligatoires cse ?
En cas de contrôle, le CSE doit être en mesure de démontrer qu’il a mis en place les différents registres obligatoires et qu’il répond aux exigences légales.
Les entreprises doivent mettre à disposition de chaque représentant du personnel un certain nombre de documents obligatoires pour leur permettre d’exercer efficacement leurs missions.
Le décret n°2016-1644 du 1er février 2016 fixe la liste des informations que doivent contenir ces registres obligatoires, dont notamment les registres relatifs à la santé et la sécurité au travail, aux accords et plans d’actions. Ces documents doivent être tenus à jour régulièrement. Ainsi, il est possible de savoir si une entreprise respecte les règles relatives au comité social et économique (CSE) ou non.
La loi impose également que chaque représentant du personnel dispose d’un exemplaire papier des différents documents obligatoires tenus par l’employeur :
Registre unique du personnel (RUP),
Registre mensuel des entrées et sorties des salariés (RMES),
Registre unique du temps de travail (RTT)
Compte rendu annuel sur l’activité du comité social et économique, qui permet aux membres titulaires ou suppléants d’avoir connaissance des opérations effectuées par le CSE durant l’année précédente,
Plan d’intrusion informatique (PII).
Quels sont les règles à respecter pour les registres obligatoires cse ?
Les registres du personnel doivent être tenus à jour et présentés en cas de contrôle.
Le Code du travail impose aux employeurs de tenir certains documents, notamment le document unique d’évaluation des risques (Duer), le registre unique du personnel (RUP) et des fichiers individuels contenant les données sur chaque salarié, tels que le livret d’accueil ou la carte d’identification professionnelle. Ces documents doivent être conservés pendant 5 ans à compter de la date de l’embauche ou du dernier contrat conclu avec un même salarié. Cependant, il est recommandé de conserver ces documents plus longtemps pour répondre aux exigences des inspecteurs du travail.
Lorsqu’un employeur réalise un document unique d’évaluation des risques (Duer), il doit également mettre en place un RUP qui reprend les informations relatives aux salariés mentionnées sur le Duer.
Il s’agit par exemple des noms et prénoms, adresses postales, téléphones et courriels, numéros de Siret, etc… Le RUP permet au chef d’entreprise d’avoir une vision générale des informations collectives dont il dispose sur son personnel.
Il peut ainsi prendre connaissance :
- De la liste nominative détaillée
- De l’état civil
- Des activités exercées
- Des diplômes obtenus
- Des emplois occupés
- Du temps de travail effectif
- Des arrêts maladies et accidents professionnels.
Quels conseils pour gérer au mieux les registres obligatoires cse ?
Les registres obligatoires sont nombreux et il est important de savoir les tenir à jour. Afin de bien remplir ses obligations, il est conseillé d’effectuer un rapport régulier sur l’existant et d’identifier les besoins futurs.
Il est aussi essentiel de se mettre en conformité avec la législation en vigueur.
Les registres doivent être présents dans chaque entreprise qui emploie plus de 50 salariés et dont le chiffre d’affaires dépasse 20 millions d’euros ou dont le total du bilan excède 28 millions d’euros.
La tenue des registres obligatoire peut être effectuée par tout moyen (papier, informatique) et doit permettre une traçabilité des opérations effectuées au sein de l’entreprise. Elle doit être établie à partir : des bulletins de paie, des contrats de travail; du livret professionnel, du règlement intérieur; des procès-verbaux du comité social et économique (CSE). Pour garantir l’efficacité du système mis en place, il est recommandé de suivre les principes suivants :
- Mettre en œuvre un système informatisé pour faciliter la gestion des informations relatives aux salariés
- Prévoir un accès permanent aux données afin que tout employeur puisse y avoir accès rapidement
- Garantir la confidentialité des données personnelles
- Faire appel à un expert-comptable pour établir les documents nécessaires au respect des obligations liés aux registres obligatoires cse.
Les registres obligatoires sont nombreux. Il faut savoir lesquels sont obligatoires et lesquels ne le sont pas. Il faut aussi savoir quelles informations doivent être consignées dans ces registres.