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Le stage en entreprise

Cap sur le stage en entreprise

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Le stage de A à Z

Déjà fortement réglementés, les stages ont encore fait l’objet, l'été 2011, de nouvelles évolutions avec l’arrivée de la loi Cherpion, dont l’objectif est de mieux encadrer ces périodes en entreprise. De la convention à la gratification, en passant par les obligations et les déductions, tour d’horizon des principales règles et des grands changements.

L'Assemblée nationale a définitivement adopté, le 13 juillet 2011, la proposition de loi Cherpion, "pour le développement de l'alternance et la sécurisation des parcours professionnels". Ce nouveau texte apporte une série de changements en matière de recrutement des étudiants alternants, mais également de stagiaires.

L'objectif affiché est de mieux encadrer les stages, pour mettre fin aux dérives observées en entreprise, en instaurant notamment un délai de carence entre deux stages ainsi qu'une durée maximale des stages limitée à six mois.

La loi Cherpion introduit également la prise en compte de la durée du stage dans la période d'essai, en cas d'embauche, et la création par l'entreprise d'accueil d'un registre des conventions de stages, à différencier du registre unique du personnel. A noter enfin la création du statut de "stagiaire de la formation professionnelle" pour les jeunes en CFA n'ayant pas signé de contrat d'apprentissage avec une entreprise.

Assurance et responsabilités.

Les textes en vigueur stipulent que tous les stagiaires bénéficient d’une protection contre les accidents du travail et les maladies professionnelles. L’étudiant reste ainsi rattaché au régime général de Sécurité sociale - ou tout autre régime dont il bénéficie en tant qu’étudiant - et doit justifier d’une assurance responsabilité civile. Son établissement d’origine assure la prise en charge de la couverture accident du travail et maladie professionnelle, dans la limite de la franchise des cotisations. Si la gratification dépasse ce seuil, l’entreprise doit alors cotiser sur la différence.

L’utilisation de machines dangereuses ou à risques est expressément interdite, sauf autorisation spécifique de l’inspection du travail.

Bureau des stages ou de l’insertion professionnelle

La quasi-totalité des écoles ont mis en place un bureau des stages, ou bureau de l’insertion professionnelle pour les universités. Leur mission consiste tout d’abord à renseigner les étudiants sur les sociétés susceptibles de les recruter, et de s’assurer qu’ils trouvent tous un poste. Ils font également connaître l’établissement aux entreprises et entretiennent des relations constantes avec elles. Ils disposent dans cette perspective d’un réseau actif de recruteurs, susceptibles d’accueillir leurs stagiaires.

Convention tripartite

Tout stage en entreprise - hors ceux relevant de la formation continue ou de la formation des jeunes de moins de 16 ans - doit nécessairement fait l’objet d’une convention tripartite entre le stagiaire, l’établissement de formation et l’entreprise d’accueil. Cette obligation s’applique à toutes les entreprises du privé et les organismes à but non lucratif. Si le stagiaire n’a pas signé de convention, la franchise de cotisations sociales applicable à la gratification financière ne jouera pas alors automatiquement.

Dans la pratique, la convention de stage est élaborée à partir d’un document type établi par l’établissement, et est approuvé par l’autorité compétente des établissements (la CPU pour les universités). Elle doit ensuite être signée par l’entreprise, le stagiaire - ou, s’il est mineur, son représentant légal - et l’établissement. La convention doit, en outre, contenir un certain nombre de mentions obligatoires, prévues par le décret n°2006-1093 du 29 août 2006, dont les 10 plus importantes sont les suivantes :

  • la définition des activités confiées au stagiaire en fonction des objectifs de formation ;
  • les dates de début et de fin de stage ;
  • la durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire dans l’entreprise. La présence dans l’entreprise la nuit, le dimanche ou un jour férié doit également être indiqué ;
  • le montant de la gratification et les modalités de son versement ;
  • la liste des avantages offerts par l’entreprise au stagiaire, notamment en ce qui concerne sa restauration, son hébergement ou le remboursement des frais qu’il a engagés pour effectuer son stage ;
  • les conditions dans lesquelles les responsables du stage, l’un représentant l’établissement, l’autre l’entreprise, assurent l’encadrement du stagiaire ;
  • les conditions de délivrance d’une "attestation de stage" et, le cas échéant, les modalités de validation pour l’obtention du diplôme préparé ;
  • les modalités de suspension et de résiliation du stage ;
  • les conditions dans lesquelles le stagiaire est autorisé à s’absenter, notamment dans le cadre d’obligations attestées par l’établissement d’enseignement ;
  • les clauses du règlement intérieur de l’entreprise applicables au stagiaire.

A noter : l’existence d’une obligation de conservation. L’entreprise doit en effet établir et tenir à jour une liste de toutes les conventions de stages conclues depuis le 2 février 2008.

Déductible de la période d’essai, lors d’un recrutement

Jusqu’à récemment, si un stagiaire était embauché à l’issue d’un stage intégré à un cursus pédagogique réalisé au cours de sa dernière année études, la durée de son stage devait être déduite de sa période d’essai, sans toutefois réduire cette dernière de plus de 50 %. Cette déduction s’applique désormais si l’embauche intervient dans les trois mois qui suivent la fin du stage.

Aucune période d’essai ne peut être prévue dès lors que l’emploi est en correspondance avec les activités qui étaient confiées au stagiaire.

Durée du stage

La durée du stage est précisée dès les premiers contacts entre l’établissement de formation et l’entreprise d’accueil. L’étudiant en est tenu informé, et la durée figure explicitement dans la convention de stage.

Là encore, il y a eu une grande évolution au niveau de la durée maximale. Il n’est en effet possible d’accueillir un stagiaire, au titre d’une même année d’enseignement, que pour une durée maximum de six mois, renouvellement compris. Toutefois, deux dérogations ont été admises :

  • En cas de période de "césure", c’est-à-dire lorsque le stagiaire interrompt momentanément sa formation afin d’exercer une activité visant exclusivement l’acquisition de compétences en liaison avec cette formation.
  • Cette limite de six mois ne s’applique pas aux stages de longue durée intégrés à un cursus pluriannuel de l’enseignement supérieur.

Encadrement du stage

Tout stage fait l’objet d’un double encadrement par un enseignant de l’établissement et par un membre de l’entreprise. Ils travaillent tous les deux en collaboration, s’informent et échangent sur l’état d’avancement du stage et des éventuelles difficultés. Le responsable du stage au sein de l’établissement de formation doit ainsi être le garant de l’articulation entre les finalités du cursus de formation et celles du stage.

Formation

Il ne peut y avoir de stage en-dehors d’un parcours de formation. Et en aucun cas un stagiaire ne peut être considéré comme un emploi ! En la matière, la nouvelle législation sur les stages est très stricte. Elle empêche en effet les entreprises qui n’ont pas - ou ne veulent pas - consacrer le budget nécessaire au recrutement d’un collaborateur, d’avoir recours de façon récurrente aux stagiaires. De la même manière, si la candidature d’un étudiant intéresse l’entreprise, mais qu’elle n’a pas de mission définie à lui confier, il est alors préférable de ne pas donner suite, afin d’éviter toute déception.

Garant

Au sein du bureau des stages, le chargé de relations entreprises de l’école recueille les offres, définit leur nature (mission, durée, gratification, lieu…) et le profil recherché. Le stage est ainsi présenté comme une offre d’emploi. Dans certains cas, l’école effectue même une première sélection parmi les candidats.

Il informe aussi les sociétés intéressées sur les modalités du stage (cadre juridique, déroulement de la formation, statut du jeune…), et règle les formalités pour accueillir un étudiant, fournissant notamment à l’entreprise la convention à compléter. Le chargé des relations entreprises est également amené à mettre en place des partenariats avec les professionnels. Il peut, par exemple, fournir un catalogue des stages comportant des caractéristiques de durée, de salaires, de missions ainsi que la mention des interlocuteurs internes.

Handicap

Les étudiants en situation de handicap et effectuant un stage en entreprise obtiennent désormais automatiquement la qualité de "travailleur handicapé", pour toute la durée du stage, dès lors qu’ils perçoivent certaines aides spécifiques. Mais cette reconnaissance automatique est bien entendu limitée à la durée du stage.

Les employeurs d’au moins 20 salariés sont - en principe - tenus de réserver 6 % de leur effectif total aux travailleurs reconnus handicapés. Cette obligation peut néanmoins être en partie remplie par l’accueil d’étudiants handicapés en stage, dans la limite de 2 % de l’effectif de l’entreprise. Une durée minimale de 40 heures est néanmoins exigée.

Impôt

Il existe un crédit d’impôt pour les stages des "apprentis juniors". En effet, dans le cadre de l’apprentissage junior, destiné aux élèves âgés de 14 à 16 ans et organisé dans le "parcours d’initiation aux métiers" (article L. 337-3 du Code de l’Education), les entreprises accueillant ces stagiaires bénéficient d’un crédit d’impôt dont le montant est égal à 100 € par élève accueilli et par semaine de présence, dans la limite annuelle de vingt-six semaines. Ce crédit d'impôt est donc plafonné à 2 600 € par apprenti et par an.

La rémunération versée au stagiaire est exonérée de cotisations et de contributions sociales (cotisations salariale et patronale de Sécurité sociale, contribution de solidarité pour l’autonomie, Fnal, CSG et CRDS…), dans la limite de 12,5 % du plafond horaire de la Sécurité sociale. Si ce seuil est dépassé, les avantages en nature accordés peuvent être exonérés.

Jugement du stage

L’activité du stagiaire fait l’objet d’une évaluation qui résulte de la double appréciation de ses responsables. Elle est portée sur une "fiche d’évaluation" qui, avec la convention de stage, constitue le "dossier de stage" conservé par l’établissement.

Chaque établissement de formation décide de la valeur qu’il accorde aux stages prévus dans le cadre de son cursus. Des modalités qui doivent être mentionnées dans la convention, avant même la signature.

Kilomètre

Les stagiaires ne disposent pas du même régime de faveur que les salariés - du moins parisiens -, en matière de frais de transport. En effet, si toutes les entreprises peuvent rembourser au moins 50 % du titre d’abonnement d’un transport collectif (hebdomadaire, mensuel ou annuel) à leurs employés, pour les stagiaires, ce remboursement dépend du bon vouloir de l’employeur… Mais, si rien oblige un employeur, rien ne lui interdit non plus de "défrayer" un stagiaire.

Lexique

  • CIPPA : Cycle d’insertion professionnelle par alternance.
  • CPA : Classe préparatoire à l’apprentissage.
  • EREA : Etablissement régional d’enseignement adapté.
  • MGI : Mission générale d’insertion.
  • SEGPA : Section d’enseignement général et professionnel adapté.

Mission

Elle doit être préalablement définie par l’entreprise, et énoncée clairement dans la convention de stage. Mais en aucun cas le stagiaire ne peut effectuer une mission pouvant être réalisée par un employé à temps plein pendant une courte durée.

En effet, même si une convention de stage est signée, l’Urssaf conserve la possibilité de vérifier que le stagiaire n’effectue pas une véritable mission professionnelle, sous la subordination du chef d’entreprise, et de requalifier le stage en contrat de travail… avec un redressement de cotisations sociales à la clé ! Une entreprise peut également passer par un stagiaire pour tester, par exemple, les potentialités d’un éventuel futur employé.

A noter : le cas spécifique du stage de fin d’études, au cours duquel le stagiaire effectue une période d’essai en même temps que sa mission. C’est pourquoi il débouche souvent sur un recrutement.

Normes

Une charte des stages étudiants a été rédigée le 26 avril 2006 par les services des ministères du Travail et de l'Enseignement Supérieur, les représentants des entreprises, des établissements d’enseignement supérieur et les syndicats étudiants. Celle-ci vise à sécuriser la pratique des stages tout en favorisant leur développement, et concerne tous les stages d’étudiants en entreprise.

Obligations des parties

La convention précise les engagements et les responsabilités de l’établissement de formation, de l’entreprise d’accueil et de l’étudiant.

L’étudiant s’engage vis-à-vis de l’entreprise à :

  • réaliser sa mission et être disponible pour les tâches qui lui sont confiées ;
  • suivre les règles de l’entreprise, ainsi que ses codes et sa culture ;
  • respecter les exigences de confidentialité fixées par l’entreprise ;
  • rédiger, lorsqu’il est exigé, le rapport ou le mémoire dans les délais prévus. Ce document devra être présenté aux responsables de l’entreprise avant d’être soutenu. Si son contenu le nécessite, il pourra rester confidentiel, à la demande de l’entreprise.

L’entreprise s’engage vis-à-vis de l’étudiant à :

  • proposer un stage s’inscrivant dans le projet pédagogique défini par l’établissement d’enseignement ;
  • accueillir l’étudiant et lui donner les moyens de réussir sa mission ;
  • désigner un responsable de stage ou une équipe de tuteurs, dont la tâche sera de : guider et conseiller l’étudiant ; l’informer des règles, des codes et de la culture d’entreprise ; favoriser son intégration et l’accès aux informations nécessaires ; l’aider dans l’acquisition des compétences ; assurer un suivi régulier de ses travaux ; évaluer la qualité du travail effectué.
  • rédiger une attestation de stage décrivant les missions effectuées, qui pourra accompagner les futurs CV de l’étudiant.

L’établissement de formation s’engage vis-à-vis de l’étudiant à :

  • définir les objectifs du stage, et s’assurer que le poste proposé y répond ;
  • accompagner l’étudiant dans sa recherche ;
  • le préparer au stage ;
  • assurer le suivi pendant la durée du stage, en lui affectant notamment un enseignant ;
  • le conseiller dans la réalisation de son rapport ou de son mémoire, et organiser la soutenance en permettant à un représentant de l’entreprise d’y participer.

Pratique

Le stage se définit comme une formation pratique ayant pour objet de compléter les connaissances théoriques, en vertu de la charte du 26 avril 2006 et de la loi du 31 mars 2006 modifiée pour l’égalité des chances (par la loi du 24 novembre 2009 relative à l'orientation et à la formation tout au long de la vie). En aucun cas il ne peut être assimilé à un emploi, ou se dérouler en-dehors d’un cursus pédagogique. Toute confusion peut entraîner une requalification de la convention du stage en contrat de travail.

Quel établissement contacter ?

Du collège à l’enseignement supérieur, en passant par le lycée, il est possible de trouver des stages à tous les niveaux, avec des objectifs de formation quelque peu différents.

Dès le collège, les élèves de 4ème et 3ème peuvent être amenées à réaliser des stages de quelques jours à quelques semaines en entreprise ou des modules en lycée professionnel. L’objectif est alors de découvrir les métiers, de s’initier (stage d'initiation pour les CIPPA, dispositif MGI, 4ème en alternance, découverte professionnelle de 6h et CPA en CFA), de procéder à des manœuvres ou des manipulations sur des machines de production (stage d'application pour les 4ème et 3ème SEGPA et EREA, élèves de CPA en CFA âgés de plus de 15 ans, 3ème d’insertion, 3ème dispositif relais) voire, dans certains cas, se remotiver pour la poursuite de leur scolarité. Il s’agit alors de stages très encadrés, notamment en termes de missions confiées et d’horaires.

Au lycée, il y a notamment les périodes de formation en milieu professionnel (PFMP), qui concernent les formations conduisant à un diplôme professionnel ou technologique (CAP et Bac pro), mais aussi certaines SEGPA et EREA. Ils visent l’apprentissage de certaines compétences professionnelles définies par le diplôme préparé, et qui ne peuvent d’ailleurs être autorisés, dans les conditions prévues par l’article R.234-22 du Code du Travail, à utiliser les machines ou appareils de production, et à effectuer les travaux interdits aux mineurs, sous surveillance.

Les PFMP s’étalent sur une durée de 12 à 22 semaines, selon les spécificités, et sont réparties sur la durée du cycle de formation du CAP ou du bac professionnel. Cette expérience doit ainsi aider le futur diplômé à devenir rapidement opérationnel sur le marché du travail.

Enfin, dans l’enseignement supérieur, les stages permettent aux recruteurs d’évaluer les compétences et la motivation des étudiants qui, de leur côté, peuvent ainsi découvrir les réalités du monde du travail :

  • Les BTS proposent un ou plusieurs stages en fin de 1ère année et/ou 2ème année. La durée des stages en entreprise, fixée dans la réglementation de chaque BTS, est en moyenne de dix semaines.
  • Les DUT incluent un stage obligatoire de dix semaines minimum, réparti ou non sur les deux années du cursus.
  • Les Bac +3/5 prévoient également des stages en entreprise obligatoires, pouvant prendre différentes formes en fonction de leurs objectifs :
    • le stage d’observation court, qui permet au stagiaire de connaître les rouages et l’organisation de l’entreprise, mais qui ne s’inscrit pas dans des projets à long terme.
    • le stage ouvrier, souvent effectué en 1ère année en école de commerce ou d’ingénieurs, permet de se familiariser avec la structure de l’entreprise et d’avoir une expérience du travail de production, au travers de diverses réalisations.
    • le stage d’application vise à mettre en pratique les connaissances acquises par l’étudiant au travers d’une mission bien définie. Cette dénomination englobe notamment les stages réalisés en fin d’études, souvent intégrés à la stratégie de l’entreprise.

Respect d’un délai de carence

Pour éviter que deux stagiaires se succèdent immédiatement sur un même poste et que les entreprises ne les fassent "tourner" sur de vrais emplois, la loi impose désormais le respect d’un délai de carence avant l’arrivée d’un nouveau stagiaire. Ce délai, fixé au tiers de la durée du stage précédent, ne s’applique cependant pas lorsque le stage a été interrompu avant son terme par le stagiaire. Les entreprises ont également l’obligation de tenir un registre des stages, dont les modalités sont fixées par décret, en plus d’une liste des conventions de stage conclues.

Statut du stagiaire

Le stagiaire n’est pas lié par un contrat de travail à l’entreprise qui l’accueille, et n’a donc pas le statut de salarié. Son passage dans le monde du travail n’a qu’un but pédagogique et de formation : même s’il peut être tenu d’exécuter des tâches à caractère professionnel, il est avant tout là pour observer et/ou apprendre, et n’a donc aucune obligation de production.

A noter que les stagiaires accèdent aux activités sociales et culturelles mentionnées à l’article L. 2323-83 du Code du Travail, suivant les mêmes conditions que les salariés.

Taxe d’apprentissage

Les frais d’accueil des stagiaires peuvent donner lieu à l’exonération de la taxe d’apprentissage, dans la limite d’une fraction définie par voie réglementaire. Cette réduction est limitée à 4 % du montant brut de taxe, en vertu de l’article D. 118-6 du Code du Travail.

Cette exonération tient compte du niveau de la convention (A, B ou C), et s’applique sur la taxation rattachée à cette catégorie.

Un projet pédagogique

L’article 30 de la loi du 24 novembre 2009 établit que les stages "sont intégrés à un cursus pédagogique". L’article 1 du décret d’application n°2010-956 du 25 août 2010 précise que peuvent répondre à cette condition les stages dont "la finalité et les modalités sont définie dans l’organisation de la formation", et "qui font l’objet d’une restitution, de la part de l’étudiant - comme un mémoire ou un stage - donnant lieu à une évaluation de la part de l’établissement".

Sous réserve de respecter cette double condition, d’autres formes de stage - moins conventionnelles - sont également possibles. Ainsi en est-il des stages organisés dans le cadre de formations permettant une réorientation des étudiants, de formations complémentaires destinées à favoriser des projets d’insertion professionnelle ou encore des périodes dites "de césure", au cours desquelles un étudiant quitte son établissement pour exercer d’autres activités.

Vécu

Les stages sont aujourd’hui fondamentaux en matière d’orientation et d’insertion professionnelle des étudiants. Le stage permet en effet la mise en œuvre de connaissances théoriques dans le cadre professionnel, et donne à l’étudiant une expérience du monde de l’entreprise et de ses métiers. Dans cette perspective, il est essentiel de souligner la dimension pédagogique des stages en entreprise.

Web

Beaucoup d’établissements de formation se sont dotées d’un site Intranet-Extranet, sur lequel les entreprises partenaires peuvent déposer leurs offres de stage et leurs coordonnées, pour un contact ultérieur.

Zéro

Il est obligatoire de verser une gratification minimale aux stagiaires… lorsque le stage dépasse une certaine durée. Jusqu’à il y a peu, cette gratification était due pour les stages d’une durée supérieure à deux mois consécutifs au sein d’une même entreprise.

Désormais, elle doit être versée dès lors que la durée du stage dépasse deux mois au cours d’une même année scolaire ou universitaire, qu’ils soient consécutifs ou non. Le montant minimal de cette gratification, non assimilée à un salaire, est fixé par convention de branche ou par accord professionnel étendu. A défaut, le montant horaire de cette gratification est fixé à 12,5 % du plafond horaire de la Sécurité sociale (fixé à 22 € en 2011), soit 417,09 €. Quel que soit le montant, il doit figurer sur la convention de stage. Et en cas de suspension ou de résiliation de la convention de stage, le montant de la gratification est proratisé en fonction de la durée du stage effectuée.

Pour les stages d’une durée inférieure à deux mois, la rémunération est facultative et bien souvent nulle… Mais rien n’empêche de verser quand même une gratification au stagiaire, surtout lorsqu’il est méritant.

A noter que si la période de stage est prolongée au-delà de deux mois, par avenant à la convention, l’employeur doit alors rémunérer le stagiaire selon les dispositions légales.

Julien Pompey, Le GREPLundi 20 Février 2012